Document Management: la tecnologia è solo il primo passo

Chiave del successo di tutte le aziende, piccole o grandi che siano, è la corretta gestione di informazioni e documenti: il document management può condurre ad una semplificazione e ad un'ottimizzazione dei processi aziendali, i quali non solo riescono a rispondere in tempi utili al mercato ma anche ad implementare gli obiettivi rispetto al core business iniziale.
Digitalizzare il document management può trasformarsi in un vantaggio competitivo significativo ma solo se non si immagina il document management system come il semplice passaggio della documentazione cartacea aziendale in file pdf.

Sebbene la digitalizzazione dei documenti sia una parte importante del document management system esso deve includere una trasformazione culturale nella gestione delle informazioni da parte di tutti i collaboratori e dipendenti aziendali.
È questo il risultato ottenuto con SB Italia.
SB Italia non fornisce solo un software di document management: ciò che le aziende raggiungono a seguito di una consulenza è la trasformazione del sistema aziendale tradizionale in un sistema digitalizzato che coinvolge in toto tutti i processi e tutti i soggetti. Significativa è l'azione svolta dal team di esperti di SB Italia: i tecnici si occupano di produrre soluzioni di valore personalizzate sorrette da una struttura tecnologica all'avanguardia e costantemente aggiornata la
quale migliora l'andamento e la stessa governance aziendale.

La prima fase, con cui i professionisti di SB Italia devono scontrarsi, è spesso quella del recupero dell'efficienza aziendale, mediante progetti realizzati su misura delle esigenze di ogni gruppo o organizzazione.
In questa fase il document management punta alla realizzazione di progetti documentali strutturati o destrutturati: nel primo caso si produce il passaggio da cartaceo a digitale di documenti quali fatture o bolle, codici a barre o autorizzazioni, senza tralasciare tutta la documentazione riguardante il settore amministrativo, dai libri contabili, alle note spese, sino agli stessi contratti dei dipendenti o con i fornitori; la digitalizzazione dei documenti destrutturati riguarda invece, i prodotti del settore
marketing o dell'ufficio legale, ma anche i protocolli o la documentazione relativa al sistema di Qualità e le stesse procedure di produzione.
Quando tutti i documenti saranno digitalizzati si potrà passare con SB Italia dalla fase del recupero a quella ell'implementazione aziendale vera e propria.
L'ottimizzazione dei processi aziendali mediante il document management system spinge una struttura aziendale alla collaborazione fra più reparti, grazie ad ulteriori servizi inclusi nel document management messo a punto da SB.
Anche se le applicazioni del document management system messe a punto da SB sono intuitive ed immediate, ciascuno può scegliere di  implementarle con un servizio documentale in outsourcing che snellisce ancora di più l'intero sistema di conservazione, sfociando nella fatturazione elettronica, nella firma elettronica e nell'esternalizzazione di parte dei processi aziendali.
Utilizzare il document management system professionale, aggiornato e innovativo di SB semplificherà non solo il lavoro e la collaborazione fra dipendenti, ma migliorerà l’intero sistema aziendale: eliminando il cartaceo prenderanno forma nuove procedure che taglieranno i costi e perfezioneranno la qualità del tempo impiegato a raggiungere i medesimi obbiettivi.

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